Información sobre los Organigramas

LOS ORGANIGRAMAS
Inicialmente se analizarán las definiciones de los tratadistas más prestigiados, así como de los más recientes, a fin de concluir con la definición más propia de los autores:
Franklin Benjamín. Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Gómez Ceja, Guillermo. Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía, y las principales funciones que desarrollan.
Koontz, Harold. Toda estructura organizacional, incluso una deficiente, se puede representar en forma gráfica puesto que un diagrama simplemente señala las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas principales de autoridad.
Munch Galindo y García Martínez. Los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad, existentes dentro de ella.
Reyes Ponce, Agustín. Los sistemas de organización se representan en forma intuitiva y con objetividad en los llamados organigramas, conocidos también como Cartas o Gráficas de Organización.
Utilidad:
Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:
• Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional.
• La división de funciones.
• Los niveles jerárquicos.
• Las líneas de autoridad y responsabilidad.
• Los canales formales de la comunicación.
• La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
• Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
• Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.
Ventajas:
Entre las principales ventajas que proporciona el uso de organigramas, podemos mencionar las siguientes:
• Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.
• Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.
• Muestra quién depende de quién.
• Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus puntos fuertes y débiles.
• Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.
• Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan ideal.
Desventajas
Algunos funcionarios de empresas justifican el no usar organigramas dentro de su organización debido a que el organigrama tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o inferiores, a destruir el espíritu de trabajo en equipo y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una sensación demasiado grande de "propiedad". Pero como ya se menciono anteriormente, esto no es más que un pretexto.
Sin embargo, los organigramas presentan importantes limitaciones:
• Sólo muestra las relaciones de autoridad formales pero omite un cúmulo de relaciones informales e informales significativas.
• Se señalan las principales relaciones de línea o formales más no indica cuánta autoridad existe en cualquier punto de la estructura.
• Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad. Los administradores olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben rediseñarse.
Criterios fundamentales para su preparación:
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no contengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados, lo más frecuente es hacerlos del Director o Gerente General y terminarlos con los jefes o supervisores del último nivel. Los organigramas deben contener nombres de funciones y no de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor el nombre del puesto y con letra menor el nombre de la persona que lo ocupe. Los organigramas no pueden representar un número muy grande de elementos de organización. Los colores, líneas gruesas, etc., los hace confusos.
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
• Títulos de descripción condensada de las actividades.
• Nombre del funcionario que formuló las cartas.
• Fecha de formulación.
• Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, etc.)
• Leyenda, (explicación de líneas y símbolos especiales).
Los organigramas serán departamentales; se usará el formato vertical en el que las líneas de autoridad van de arriba hacia abajo. Los puestos se agruparán por secciones, que serán las divisiones de la oficina. Cada puesto se indicará con su rectángulo, que llevará adentro el nombre del puesto. Las oficinas o secciones se indicarán por medio de dos líneas horizontales paralelas, que llevarán en medio el nombre de la oficina o sección. En la parte superior del organigrama, va el nombre de la Institución seguido del nombre del departamento y el título del organigrama; así como en el ángulo superior derecho, la fecha de elaboración.
Entre las técnicas reales para la elaboración de un organigrama se deben considerar:
Información sobre unidades:
• El primer dato a obtener será el número de personas que trabajan en la institución. Ésta será una cifra de control.
• Un segundo dato será el número de niveles, partiendo del órgano en que radique la autoridad total y los órganos que comprenden cada nivel.
• Se investigarán los puestos que corresponden a cada órgano y las plazas que comprenden cada puesto.
Información sobre relaciones:
Debe precisarse con cuales otros órganos y qué tipo de relaciones tienen cada uno de los órganos de cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Información sobre funciones o labores:
Para el caso de elaborar organigramas funcionales, se requiere información sobre las funciones o labores que realice cada una de las unidades que vayan a quedar representadas en el organigrama.
¿Organización futura o actual?
La elaboración de un organigrama puede deberse a dos situaciones:
• Planeación de una organización nueva.
• Representación de una organización existente.
Planeación de la organización:
En el caso de planeación de una organización nueva, las únicas fuentes de información las constituyen los estudios y proyectos realizados.
Fuentes de información:
En el caso de una organización existente, las fuentes de información pueden ser:
• Los archivos de la institución,
• Los empleados y funcionarios,
C) Los locales de oficinas y talleres en donde se realiza el trabajo.
Métodos de recolección de datos:
• Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.).
• Cuestionarios escritos.
• Entrevistas con jefes y empleados.
• Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y talleres donde se labora)
NOTA: Lo ideal es usar una combinación de los cuatro.
Registro de datos:
Los datos recogidos deberán quedar registrados de tal manera que permitan su análisis, y su tabulación en su caso.
Análisis de datos:
La información recogida debe ser sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada, interpretada y confirmada toda la información, se está en condiciones de proceder a la elaboración del organigrama.
Clasificación:
Los organigramas se pueden clasificar dentro de dos grandes grupos de acuerdo a diferentes criterios que son: por su ámbito y por su presentación.
POR SU ÁMBITO:
Generales: Presentan toda la organización y sus interrelaciones; se llaman también carta maestra.
Específicos: Representan la organización de un departamento o sección de una empresa.
POR SU PRESENTACIÓN:
Verticales: En los organigramas verticales, cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad. De cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicación de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de él y así sucesivamente.
Algunos autores acostumbran poner la margen, en la altura correspondiente, la clase de nivel administrativo: alta administración, administración intermedia, administración inferior. A veces separan estos niveles jerárquicos con líneas punteadas. Son los más usados.
Horizontales: Representan los mismos elementos del organigrama anterior y en la misma forma, sólo que comenzando el nivel máximo jerárquico a la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Son muy pocos usados.
Mixtos: La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.
Organigrama circular: Formados por un cuadro central, que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se coloca a los jefes inmediatos, y se les liga con líneas, que representan los canales de autoridad y responsabilidad.
Diseño:
Figuras usadas en los organigramas:
Las unidades administrativas se representan por rectángulos y las relaciones por líneas. Los organigramas estructurales consisten en cierto número de rectángulos que representan personas, puestos u otras unidades, los que están colocados y conectados por líneas, las cuáles indican la cadena de mando (la jerarquía de los empleados); de tal manera pueden expresar grados de autoridad y responsabilidad y clase de la relación que los liga.
Los organigramas funcionales incluyen, además, un texto que expresa las principales funciones o labores de las unidades.
Las etiquetas o descripciones de los rectángulos indican las diferentes funciones o áreas de responsabilidad. La gráfica indica no sólo a los gerentes y subordinados individuales, sino también toda la jerarquía gerencial. Todos los empleados que están bajo las órdenes de un mismo individuo se encuentran en un idéntico nivel gerencial, sin importar el sitio del organigrama donde aparezcan.
Representación de las unidades:
Para representación de las unidades conviene usar siempre rectángulos. No es recomendable el uso de círculos, rombos, elipses u otras figuras geométricas que hacen más difícil la comprensión del organigrama. No es necesario hacer unos rectángulos más grandes que otros para destacar la importancia de alguna unidad. Ésta se la da su colocación en el organigrama y su relación con las demás unidades.
En el diagrama, además de anotar el nombre del órgano dentro del rectángulo que lo represente, conviene que esté identificado con un número. En caso de que no quepa el nombre completo en el rectángulo, se abreviará y se escribirá completo al pie del diagrama.
Forma:
Como regla general se debe usar un solo tipo de figura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Además, en función de la facilidad para su lectura, se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente, así como utilizar rectángulos para representar las unidades.
Dimensión:
Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben ser de dimensiones semejantes.
Ordenamiento:
La disposición de las unidades en el organigrama debe ordenarse de acuerdo con los diferentes niveles jerárquicos que existan en la organización, los cuales varían según su naturaleza, funciones, sector, ámbito, contenido y presentación.
En la administración central o el sector público por lo general estos niveles son:
Primer nivel (Secretario)
Segundo nivel (Subsecretario)
Tercer nivel (Oficial mayor)
Cuarto nivel (Dirección general)
Quinto nivel (Dirección de área)
Sexto nivel (Subdirección de área)
Séptimo nivel (Departamento)
Octavo nivel (Oficina)
Noveno nivel (Sección)
Décimo nivel (Mesa)